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HR遇上员工离职,一定要做好这四件事

更新日期:2016-09-28   作者:海门人才网   来源:海门人才网   关键词:HR  员工离职  

作为公司的HR,人员的入职离职都需要经过你的手,而当你收到员工的辞职信之后该怎么处理呢?一定要注意这些细节和环节,这样才能确保后续工作的稳妥。

就这些问题,我梳理出与辞职信有关的风险点和实操知识,并结合工作经验给诸位HR宝宝们一些走心的建议,希望能帮助大家在工作中减少不必要的“麻烦”。

一、认真审查离职原因,咬文嚼字排除“雷区”

要记得!任何风险,都从文字的表达开始!

Hr宝宝们在阅读辞职信时,要快速在脑海中建立一个“连接”,即将文字与法条迅速挂钩,把劳动者的离职原因和可适用的解除类型对接起来,比照后在脑海中作出判断,这辞职的后果是真的了无牵挂的走,还是会有后招“伺候”的?

所以,在审查时对辞职理由要结合上下文再三思量,体察这字句后面隐含的风险。具体要注意两个方面:

其一是要明确劳动者的辞职理由,即需要劳动者明确究竟具体以何种原因离职,拒绝出现模棱两可的表述,确保通篇辞职符合客观实际,不要出现不必要的歧义。

比如劳动者在辞职信中提及解除理由时就四个字“工资原因”,这样的表述就很容易产生误读,有人理解为劳动者不满工资待遇水平,也有人可能理解为工资未足额支付。

现实中如果发生这样的情况,HR会怎么处理?相信还有很多涉世未深的HR们,未经深思熟虑,就不假思索地给劳动者盖了章,办了离职手续。对此,我只能呵呵了。

实际上,这里是有风险的,不同的解读导致的后果是截然不同的,前者可能被认定为个人原因辞职,毋需支付经济补偿金;而后者如果被证实确有相关事实,则有可能被认定为劳动者属于被迫解除,劳动者依据《劳动合同法》第三十八条可以索要经济补偿金。

天堂还是地狱,完全取决于你的细心哦!

还有HR问,如果劳动者所提的辞职理由,既包括个人原因,也包括用人单位存在过错的原因,该如何破解呢?

那我只能告诉你,尽量语重心长地与劳动者沟通,有技巧地引导劳动者只写个人原因的辞职情形,比如回老家,跳槽,上学等原因,剔除掉其他可能会给公司带来风险的解除理由。

其二是避免劳动者辞职理由表述不一,比如劳动者和HR辞职恳谈,又是叙旧,又是感恩,一副依依不舍的画风,但对离职理由却语焉不详,轻描淡写,偶尔可能会含糊地提到说想回老家找工作等个人原因,但实际在离职原因处填写的却是“未缴纳社会保险、未发工资”等理由。

很多粗心的HR只顾倾听和安抚,还沉浸在留恋的情绪当中,孰不知早已陷入心口不一的套路,于是贪图省事,便不再细细审查书面表述了,嘁哩喀喳办完离职手续,万万没有想到后来却引发了争议,裁判机关只认书面理由,用人单位被劳动者以《劳动合同法》第三十八条反戈一击,承担了不必要的赔偿责任,肠子悔青了吧!

所以一定要注意!!!花言巧语不可信,书面依据才重要!

二、属于个人原因辞职情形,灵活掌握“提前三十天”规定

相信很多HR都遇到过这种情形:劳动者口头或书面提出辞职后,急不可待,一分钟都不想在公司多待,恨不得下一秒就要离开,弄得公司很被动,无人接替岗位不说,搞的老板也大为火光。

是不是感到一丢丢无奈?

《劳动合同法》第三十七条规定,“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位,可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位,可以解除劳动合同。”这就是法律赋予了劳动者单方解除劳动合同权利的规定。劳动者在书面通知用人单位后还应继续工作30天,这样是便于用人单位及时安排人员接替其工作,确保正常的工作秩序,避免因解除劳动合同影响企业的生产经营活动,给用人单位造成不必要的损失。

但是在劳动者办理完相关手续,结清相关事宜,岗位也有人及时接替的情况下,也未尝不可批准其提前离职,在一定程度上,这样的灵活操作可以减少用工成本的支出,比如薪酬待遇、社保和住房公积金成本等。

需要注意的是,如果劳动者交完申请后就不辞而别,也不办理相关离职手续,用人单位完全可以记为旷工,按照相应的管理制度处理。

三、审查员工签字的真实性,留存有效书面证据

HR宝宝们要养成一个习惯,就是在处理员工关系异动有关的各类事件时(请假、加班、调岗、外派学习、生产、辞职等),最好留存劳动者书面填写的记录。

如果单位本身有一套人事管理的范本表格,方便劳动者平时按需填写,一定是最好不过的了。这样的好处是,一是避免由劳动者制作书面文书上会产生的各种跳脱表达;二是表格上流程步骤清晰,审批程序明确,一目了然,便于管理。

尽量避免口头、电话、QQ、微信等方式的申请,这样能保证在将来发生争议时手里有充分的书面证据。

有HR可能会问,如果劳动者因为一些原因不方便书面申请,能不能后补?

这里,我们也要把握好一个度,对劳动者过于苛刻,要求其完成不可能的任务,只会适得其反,引发矛盾。这个时候不妨同意其后补书面申请的要求,然后不动声色地对劳动者的通话记录进行录音,做好取证工作,以防其事后对口头说过的话不承认。

关于签字,首先要保证是本人所签,防止有些不怀好意的劳动者有欺诈的念想,所以能当场签就当场签,尽量避免“隔夜签”、“出门签”、“快递寄送”。其次,要留意劳动者签字的字迹,防止其使用的是变色墨水,这里有两个建议:一个是对字迹颜色感到怀疑时,可以过片刻再核验一下,查看有没有褪色的情况发生;另一个是可以对照劳动者以前签过字的书面材料,看有没有明显的字迹笔法上的出入。以上种种,建议HR宝宝们在不动声色中完成,细节体现情商!

四、保存好辞职信的原件,确保签批流程在可控范围

劳动者递交辞职申请书是其真实意思表示的单方法律行为,意味着劳动者向用人单位表示真实的辞职意思。所以,HR们只要确定劳动者“离意已决”,最好明确提醒对方,辞职信不能撤回,亦不能修改,防止劳动者借故收回造成不必要的麻烦。

这里要注意,拿到辞职申请书,再启动离职流程!未拿到,万万不可启动程序。

那如果有人问,劳动者先是递交了辞职申请书,公司也启动解除程序了,后来劳动者又借故拿走了辞职申请书怎么办?

对于这样的人,我只能罚你抄写劳动合同法100遍了。

一般来说,HR收到辞职信后,人事管理规范的单位都会要求劳动者再填写一张离职申请表(或离职交接表),然后各部门依次审批签字,核查有无未结事项,最后由相关上级领导决签,同意即可辞职。

这里要注意,HR一定要收好辞职信的原件,而不是看完就退还给对方。对于原件,小编再次强调:

收取!存好!锁好!六个字牢记于心哦!

因为毁坏,丢失,被偷的情况屡见不鲜!

另外,对于签批程序繁琐的单位,为避免劳动者私自复印,用一套离职交接表复印件对付签批流程,而私下拿走离职交接表原件用来做“其他文章”,在收到表后要好好审查所有的手写字迹是否为原迹,尽量在一天之内办完签批程序,并收回原件。